创建郑州市物业管理样板档案室评审办法

第一条为进一步提升物业服务企业的服务品质,提升物业行业的档案管理,用典型榜样的力量,推动全市档案管理工作的规范化、标准化,提升行业的社会地位和形象,实现业主和物业服务企业的双赢,郑州市物业管理档案专业委员会,在全市物业服务企业中,开展创建物业服务样板档案室评选活动。

第二条 “样板档案室”称号,是物业行业在档案管理工作方面的重要荣誉奖励。凡申报此项荣誉的企业或项目,管理水平应达到行业一流,具有榜样标杆作用。

第五条 样板档案室评选办法采用评分制。按照“公平、公正、客观”的原则,坚持好中选好、优中选优。

(一)自愿申报。凡按照样板档案室创建标准,制订创建规划,落实创建措施,并取得显着成效的单位,需填写申请表,并附反映档案室特色的照片三张,向协会档案专业委员会办公室提出申请。(电线)

(二)予以初审。档案专业委员会各小组分别对企业自愿申报的“样板档案室”的企业档案室进行考核,形成初审评估意见。

(三)综合考核。档案专业委员会主任、副主任组成评审委员会,根据申报材料和初审评估意见,评出行业样板档案室。

第七条 对获得样板档案室的单位和项目,进行表彰奖励,发放样板档案室奖牌,并在《郑州物业报》、“郑州市物业管理协会网站”上公布。

第九条 样板档案室的称号实行期限制,有效期为三年,期满重新进行申报。未申报或申报后未被批准的不再享受样板档案室的称号,并由协会档案专业委员会收回铜牌。

第十条 样板档案室实行动态管理。对管理质量下滑,不能体现先进和示范作用的,视情节轻重给予批评、警告、限期整改,直至摘牌、撤销荣誉称号。

2、应防日光直射,并均应消除紫外线、档案室通风应采用自然风,如果采用不方便也可以使用空调进行通风。

1、应设置温控装置及温湿度计。温度范围 14℃~24℃,相对湿度45%-60%。温、湿度的测量点,是指在地面以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。

2、档案室不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时,应采取有效措施,严防漏水、漏气,且采暖系统不应有过热现象。

1、档案柜宜选取整体通玻的档案目录柜,能够存放A4规格的纸张,且便于查找档案资料,档案柜数量可根据档案室的大小及交房户数的多少具体配备。

2、档案盒一般要求规格大小为31*22cm(封面)但是由于档案盒的脊背不同,特殊规格的也可订做,单位名称以及LOGO都需要专门设计和制作。

4、档案室须配备必要的桌椅,便于查阅档案,具体数量及尺寸、样式依档案室大小及查阅的程度而定。

《档案馆建筑设计规范》规定:“库房内档案装具应成行垂直于有窗的墙面,外墙采光窗宜与档案装具间的通道相对应,当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。”;“装具排列的各部分尺寸:主通道净宽不应小于 1.00m,两行装具间净宽不应小于0.80m,装具端部与墙的间隔不应小于0.60m。”档案密集架高度不宜超过六层。

档案室外来人员参观、安全检查、档案借阅、销毁等方面制度齐全并放置显着位置,制度内容参照《档案管理制度》。

通过公司040l内部质量审核和纠正实施情况,总结体系全面运行以来的工作,系统评估公司质量保证体系的符合性、有效性和适应性,确定公司质量管理体系建设的下一步工作。(2)评审内容①040l内部质量审核的评审和总结。②质量管理体系的建立实施与适应性评价。③质量方针和目标的贯彻实施情况。④产品质量状况的分析评价。(3)评审时间、地点及会议议程详见“管理评审会议议程”。(4)评审情况概述本次管理评审是公司按照IS09000系列标准要求建立质量管理体系后的首次管理评审。通过对040l内部质量审核和公司质量管理体系实施情况的分析评价,肯定了体系建立以来的成绩,也看到了尚需改进或纠正的方面,为体系建设的下一步工作指明了方向。本次管理评审,按照会议议程完成了既定的各项事宜,评审和通过了0401内审报告、040l内审和不合格项纠正实施情况报告、质量管理体系的建立和实施情况报告、质量方针和目标的贯彻实施情况报告以及公司产品质量状况评价分析报告,讨论了各部门提交的有关问题并形成相应决议,批准了重要的纠正和预防措施,并一致通过了对公司质量管理体系运行状态的决议。整个过程是规范的,达到了预定的评审目的。本次管理评审,共制定纠正和预防措施4项,将在会后由管理者代表实施跟进验证。(5)存在问题及有关纠正和预防措施根据040l内审和历次专查结果,4.2.3(质量记录的控制)一直存在问题。比较起来,记录的流转、归档和保存情况较好,而记录的填制则达不到要求,主要是完整性和规范性方面。过去的质量培训主要着眼于对文件的宣传和贯彻,忽视了对记录填制方面的培训。纠正和预防措施要求:培训发展部应立即着手进行质量记录控制的培训,范围包括对记录的填制、流转、贮存、保管、处理负有责任的所有员工。同时,应尽快出台质量培训大纲,以规范公司今后的质量记录控制培训。根据合格供方变动频次较大的特点,公司的“合格供方名单”已不适合以定期书面方式发布,经会议讨论,采购部、电脑部已分别确认采取电脑软件方式的操作可行性。纠正和预防要求:采购部应立即着手建立电脑软件《合格供方名单》及确定控制方式工作,由电脑部负责相关技术支持和保障。由于资料所限,电话回访仅包括销售中的送货情况,现场提货和维修未能涵盖,从而影响了回访的客观性和准确性。纠正和预防措施要求:品质部应根据会议讨论结果立即着手引入礼品赠送和维修方面信息,扩大回访范围。(6)关于质量管理体系运行状况的评审决议本次管理评审,通过对质量符合性、有效性和适应性的全面分析和评价,一致确认,公司目前运行的质量保证体系处于良好受控状态,符合公司当前实际情况,也适应公司近期发展的需要,总体上是符合和有效的。通过对质量方针的综合评价可以认为,公司制定的质量方针及目标,合乎公司战略目标,也充分体现了顾客需求,总体上是合适和正确的。会议认为,公司服务质量持续改善,表明目前所使用的服务分析工具是适用的,体系的各项服务改进工作是有效的。质量管理体系的建立,进一步加强了公司的服务工作,公司的服务工作正朝着良好的方向发展。根据本次管理评审结果,结合公司质量管理建设的统一部署,初步确定,在完成近期第二次内审及纠正后,即进入正式认证的准备阶段。

2.范围适用于公司管理评审工作。3.职责部门/岗位工作职责总经理审批管理评审计划、议程及管理评审报告。管理者代表审核管理评审计划、议程及管理评审报告,主持管理评审。品质管理部组织管理评审,评审输入资料准备与输出的跟踪、落实。公司各管理处/部门管理评审相关输入及输出的落实。4.方法和过程控制4.1管理评审的组织4.1.1管理评审至少每半年进行一次,评审主要以会议方式进行。4.1.2管理评审由管理者代表主持,各管理处/部门负责人及与质量管理活动有关的人员参加。4.1.3如遇政策、法规、环境变化或发生重大质量事故、重大顾客投诉或公司组织结构发生较大变化,由管理者代表提出,经总经理决定是否召开临时管理评审会。4.1.4办公室负责选择评审地点、会务后勤安排工作。4.2管理评审的输入:4.2.1管理评审输入是管理评审计划的重要组成部分,主要内容如下表:报告名称主要内容责任部门上半年年终体系运行报告对公司质量方针、质量目标达成情况;内、外部质量管理体系审核、体系文件修改情况统计分析及改进意见或措施;突发事件及质量事故的汇总和统计分析; 风险评估及纠正预防措施的制订、实施情况;其它各类纠正和预防措施实施情况。品质管理部上次管理评审输出落实情况对上次管理评审中提出的改进措施的落实情况进行汇总分析。报告名称主要内容责任部门上半年年终客户服务分析报告组织或协助顾客满意度调查,并对顾客信息进行汇总、统计分析,编制分析报告。品质管理部对与顾客沟通中的各种重要信息、顾客投诉及处理情况进行汇总、分析,编制分析报告。物资与合格服务供方情况分析报告根据A类物资指定供方与合格服务供方服务情况与满意度调查结果,进行汇总分析,编制分析报告。品质管理部行业信息分析报告政策、法律、法规、行业动态等外部重要信息分析。办公室员工满意度调查分析报告根据《员工满意度测评程序》要求,组织员工满意度调查,并对调查情况进行汇总、统计分析,编制分析报告。办公室经营管理目标达成情况分析报告对各管理处/部门经营管理目标完成情况进行汇总分析4.2.2根据公司经营发展需要,经总经理同意,可对每次管理评审的输入内容作相应调整。4.3管理评审的输出4.3.1品质管理部根据管理评审会议记录,整理管理评审报告,作为管理评审的输出,内容可包括:A 质量方针和质量目标的变化内容。B 形成对改进质量管理体系和提高内、外部顾客满意度的具体措施。C 公司年度或近期工作重点。D 公司中期发展战略、发展目标及计划。4.3.2各管理处/部门确定或调整的工作计划及工作重点。4.4管理评审记录的保存:管理评审计划及报告由品质管理部负责永久保存。5.质量记录表格TJVKWY5.6-Z01-F1《管理评审计划》TJVKWY5.6-Z01-F2《管理评审报告》

(2)评审内容①010l内部质量审核的评审和总结。②质量管理体系的建立与实施情况。③质量方针和目标的贯彻实施情况。④产品质量情况。(3)资料准备1)品质部提交“0401内部质量审核报告”、“内审不合格项纠正隋况报告”、“质量管理体系的建立与实施情况报告”、“质量方针和目标的贯彻情况报告”、“公司产品质量情况报告”,其中:①“0401内部质量审核报告”内容参照《内部审核控制程序》的要求。“内审不合格项纠正情况报告”内容应包括“不合格报告”的验证情况等。②“质量管理体系的建立与实施情况报告”内容应包括文件系统概述、质量管理体系建立与实施的主要工作对主要问题的处理方法的意见报告、需管理层解决或决定的主要问题等。③“质量方针和目标的贯彻情况报告”内容应包括质量方针的实施情况和质量方针的宣传情况。④“公司产品质量情况报告”内容应包括产品合格率、质量情况综合分析以及存在的问题和建议解决的方法。2)品质部、采购部、生产部、营销部、财务部、培训发展部提交“部门质量体系实施情况报告”,各生产车间还应提交“产品质量情况报告”,其中:①“部门质量体系实施情况报告”内容应包括部门在质量管理体系的建立、维护方面的主要工作,顾客反馈意见、纠正和预防措施的实施情况,以及需公司管理层解决或决定的主要问题等。②“产品质量情况报告”内容应包括部门产品质量存在的问题和建议解决的方法等。(4)参加人员①总经理,②管理者代表,③各部门经理、主管。(5)时间安排11月6日(周四)29日,其中各项资料准备必须于10月(周三)前完成。(6)评审程序①0401内部质量审核报告及不合格项纠正情况总结报告的评审和决议。②各部门做质量管理体系实施情况报告和产品质量情况报告。③品质部质量管理体系的建立与实施情况的评审和决议。④提交的需管理层解决或决定的问题的讨论和决议。⑤管理者代表总结。

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